Campus Registro

A Coordenadoria de Manutenção, Almoxarifado e Patrimônio - CAP, órgão subordinado à Diretoria Adjunta de Administração - DAA, compete:

I. Coordenar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Gestão de Manutenção:

1. Acompanhar, orientar e coordenar as atividades relacionadas com os setores de manutenção do Campus: prediais; vigilância; limpeza; veículos oficiais e outros;
2. Manter em boas condições de funcionamento e uso os equipamentos, instalações prediais e veículos oficiais do Campus;
3. Acompanhar reformas e adaptações nas dependências do Campus e, nos casos que envolvam serviços contratados, em conjunto com a fiscalização de contratos;
4. Controlar as atividades de vigilância, limpeza e jardinagem na área do Campus, em conjunto com a fiscalização de contratos;
5. Executar atividades relacionadas com a recepção e encaminhamento do público externo, controlando a entrada e saída de pessoas, materiais e veículos do Campus;
6. Controlar a movimentação de veículos oficiais do Campus, bem como a sua conservação e uso em estrita observação da legislação vigente;

II. Coordenar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Gestão de Almoxarifado e Patrimônio:

1. Classificar, registrar e manter atualizado o cadastro dos materiais permanentes e obras do Campus, bem como daqueles cedidos em comodato por terceiros;
2. Registrar toda e qualquer cessão, alienação, permuta ou baixa de material permanente do Campus e controlar sua movimentação;
3. Emitir guias de remessas de materiais permanentes do Campus;
4. Realizar vistorias periódicas em materiais permanentes do Campus para a atualização dos registros;
5. Manter, em arquivo, os “Termos de Responsabilidade” do Campus, por material;
6. Proceder ao tombamento e avaliação da situação dos bens patrimoniais do Campus;
7. Propor medidas para o aprimoramento dos métodos e técnicas de trabalho, utilizados nas atividades sob sua coordenação;
8. Conferir e inspecionar o material adquirido face às especificações de compras;
9. Receber, cadastrar, classificar e armazenar devidamente o material adquirido;
10. Atender às requisições de materiais, exercendo o controle físico dos estoques;
11. Elaborar e implementar instrumentos e procedimentos para o controle e acompanhamento das atividades do setor;
12. Proceder ao “Inventário Anual de Bens Patrimoniais” do Campus, conforme legislação vigente;
13. Proceder ao “Inventário Anual do Almoxarifado”, conforme legislação vigente;
14. Comunicar aos setores competentes a distribuição do material permanente;
15. Manter atualizados os registros de entradas e saídas de materiais;
16. Elaborar relatórios gerenciais das atividades sob sua coordenação.

III. Responsabilizar-se pelos bens patrimoniais pertencentes ou em uso nos ambientes da Coordenadoria de Manutenção, Patrimônio e Almoxarifado - CAP;

IV. Elaborar relatórios dos serviços e atividades desenvolvidas sob sua responsabilidade;

V. Desempenhar outras atividades pertinentes que lhe forem designadas pelo Gerente Administrativo do Campus.

• Assessorar a Diretoria Geral em assuntos relacionados ao planejamento, desenvolvimento, controle e avaliação da administração orçamentária, financeira, patrimonial e Gestão de Pessoas;

• Gerenciar as atividades relacionadas ao planejamento orçamentário do Campus;

• Subsidiar a Diretoria Geral com informações referentes à previsão e ao consumo realizado de todos os recursos disponíveis;

• Elaborar propostas de melhorias da infraestrutura, participar dos processos para as licitações e acompanhar a execução dos contratos;

• Propor à Direção Geral elaboração ou alteração de normas e procedimentos administrativos para organização das rotinas de trabalho e a padronização de serviços;

• Elaborar relatórios dos serviços e atividades desenvolvidas sob sua responsabilidade;

• Realizar estudos e propor medidas para o aprimoramento dos métodos e técnicas de trabalho;

• Acompanhar a execução das ações dos Planos Plurianuais (PPAs) do Governo Federal, através do sistema SIMEC, módulo PPA;

• Manter as certidões do Campus em situação regular e responsabilizar-se pelas providências necessárias para regularização junto aos órgãos competentes quando vencidas;

• Responsabilizar-se pelos bens patrimoniais pertencentes ou em uso nos ambientes da Gerência Administrativa - GAD;

• Gerenciar as Coordenadorias subordinadas;

• Gerenciar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Gestão de Pessoas:

• Encaminhar à Diretoria de Recursos Humanos - DRH as informações referentes às faltas, atrasos e reposições de horas de trabalho dos servidores do Campus;

• Coordenar, orientar, acompanhar, avaliar e registrar as atividades e processos relacionados à manutenção e à progressão funcional dos servidores do Campus;

• Disponibilizar informações para a atualização dos sistemas SIAPE, SIAPECAD e Sistemas IFSP;

• Manter a distribuição dos contra-cheques e demais documentos aos servidores do Campus;

• Participar do planejamento de Programas de Capacitação de Pessoal para os servidores do Campus;

• Coordenar o processo de “Avaliação de Desempenho” dos servidores em estágio probatório;

• Coordenar em conjunto com a Gerência Educacional - GED os processos seletivos para contratação de docentes substitutos;

• Divulgar, no âmbito do Campus, e observar o fiel cumprimento dos dispositivos legais, regulamentos e demais atos normativos pertinentes à Gestão de Pessoas;

• Elaborar relatório anual das atividades desenvolvidas;

• Disponibilizar informações de processos de interesse do servidor e da Instituição;

• Organizar e manter atualizado o arquivo de legislação pertinente aos Recursos Humanos - RH;

• Acompanhar os processos de integração de novos servidores;

• Elaborar e publicar relatórios e boletins periódicos dos serviços e atividades desenvolvidas.

XIII. Gerenciar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Gestão Orçamentária e Financeira:

• Assinar, solidariamente com o Ordenador de Despesa, os documentos de ordem orçamentária e financeira para providências de pagamentos;

• Efetuar o acompanhamento e controle orçamentário do Campus, propondo reformulações para adequação às necessidades;

• Acompanhar os créditos adicionais por meio dos sistemas governamentais;

• Controlar a aplicação dos recursos orçamentários e extra-orçamentários, mantendo o controle do orçamento e opinando sobre eventuais alterações de programação;

• Controlar os planos de trabalhos referentes às descentralizações de crédito e aos convênios, no que tange à parte orçamentária;

• Verificar a disponibilidade orçamentária para alocação de recursos em processos que envolvam pagamento de despesas diversas;

• Manter as planilhas e sistemas internos de controle orçamentário atualizadas;

• Elaborar relatórios de acompanhamento da situação orçamentária do Campus;

• Efetuar os procedimentos necessários para pagamento de despesas: emissão de empenhos, liquidação das despesas e emissão de ordens bancárias;

• Proceder à consulta dos fornecedores junto ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF, quando da emissão de notas de empenhos e pagamentos, notificando empresas com situação irregular;

1. Encaminhar os documentos emitidos, pertinentes à área financeira, para assinatura do Ordenador de Despesa;
2. Proceder ao detalhamento orçamentário do plano interno do Campus, por unidade gestora responsável;
3. Solicitar recursos financeiros e orçamentários à Reitoria;

XIV. Gerenciar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Gestão Contábil:

1. Organizar o processo de tomada de contas do Ordenador de Despesa, na forma da legislação pertinente;
2. Acompanhar e prestar informações aos órgãos de auditoria internos e externos;
3. Providenciar aberturas de contas de “Suprimento de Fundos” através de cartão coorporativo do Governo Federal junto ao Banco do Brasil;
4. Analisar para aprovação, através do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP, as prestações de contas de diárias recebidas pelos servidores e/ou colaboradores eventuais;
5. Acompanhar as prestações de contas dos responsáveis pelos “Suprimentos de Fundos” do Campus, verificando a regularidade no uso de cartões corporativos do Governo Federal e comunicando ao Ordenador de Despesa sobre qualquer irregularidade verificada no uso dos mesmos;
6. Emitir recibos de pagamentos efetuados por terceiros, relativos a arrendamentos e outros depósitos que venham a exigir recebimentos;
7. Controlar o movimento e o saldo dos recursos orçamentários executados;
8. Proceder à conformidade contábil dos documentos lançados no Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI;
9. Apropriar no SIAFI ou SIASG os contratos do Campus
10. Organizar o processo de prestação de contas dos convênios firmados com outras entidades;
11. Manter atualizado junto aos órgãos competentes o cadastro do CNPJ do Campus;
12. Controlar as liquidações de empenhos, inclusive a análise dos processos inscritos em restos a pagar, para possível cancelamento;
13. Conciliar periodicamente os movimentos e saldos orçamentários em função dos valores contratuais empenhados;

XV. Gerenciar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Conformidade de Gestão:

1. Avaliar o atendimento por parte da Unidade Gestora - UG, relativo aos procedimentos de concessão e prestação de contas de “Suprimento de Fundos” e de “Concessão de Diárias”;
2. Verificar o cumprimento dos contratos em vigor, celebrados entre a Unidade Gestora - UG e empresas prestadoras de serviços e fornecedoras de materiais;
3. Acompanhar a alocação e utilização das dotações orçamentárias destinadas à Unidade Gestora - UG;
4. Certificar os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI e a existência de documentos hábeis que comprovem as operações;
5. Notificar os setores competentes sobre qualquer irregularidade nos lançamentos efetuados na Unidade Gestora - UG, bem como nos processos de licitações, dispensas, inexigibilidades, suprimentos de fundos e demais;
6. Manter arquivados, em ordem cronológica e por modalidade, todos os processos e documentos relativos às licitações, dispensas, inexigibilidades, contratos, suprimentos de fundos, convênios e/ou similares.
7. Registrar no SIAFI o resultado apurado na verificação realizada dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial;
8. Verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pela Unidade Gestora foram realizados em observância às normas vigentes;

XVI. Designar servidores substitutos, no âmbito da Gerência Administrativa, para o exercício de Funções Gratificadas - FG’s, quando das férias ou afastamentos de longa duração dos seus servidores titulares;

XVII. Desenvolver as atividades em consonância com as diretrizes emanadas pela Pró-Reitoria de Administração - PRA;

XVIII. Desempenhar outras atividades pertinentes que lhe forem designadas pelo Diretor Geral doCampus;

Almoxarifado:

1. SUAP - TUTORIAL - Requisição de Bens do Almoxarifado

Patrimônio:

1. Anexos manual de desfazimento
2. Anexos manual de inventário
3. Impresso solicitação para entrada e saida de bens particulares na instituicao
4. Manual de desfazimento 10-12-14.pdf
5. Manual de inventrio anual - portaria 5.656-2014 (1)
6. manual de procedimentos patrimoniais - portaria 5799-2014
7. Termo-circunstanciado-administrativo
8. Autorização de saída de bens

Manutenção:

1. Comunicado 0001-2018 - CAP-RGT - Procedimentos para Demandas de Manutenção
2. Comunicado_03-17_DAA_Manutencao Arcondicionado
3. Comunicado_DAA_ 002-2017 - Reducao Contrato Portaria
4. Comunicado_DAA_ 004-2017 - Fechamento dos Portoes intervavo dos porteiros
5. Comunicado_DAA_008-2017 - Procedimentos Patrimoniais
6. Comunicado DAA_infraestrutura

Veículo Oficial:

1. Manual SUAP - Módulo Frota - Gerenciamento do Módulo
2. Manual SUAP - Módulo Frota - Agendamento de Viagens
3. Comunicado CTR 005-2017 - SUAP - Módulo Frota - Disponível para Utilização