1. Identificar necessidade do item (Requerente) – Analisar necessidade de demanda¹ por determinado(s) item(s) considerando o planejamento da área. Entende-se como requerente, para fins deste fluxo, o servidor com perfil para solicitar materiais via SUAP. ¹A necessidade do(s) item(s) pode ser identificada por qualquer servidor (demandante). Assim, caso o servidor demandante do(s) item(s) não tenha o referido perfil no SUAP, deverá consultar a um servidor com perfil de "requerente";
2. Consultar item no SUAP (Requerente) – Verificar no SUAP a existência do item em estoque (apenas para materiais de consumo);
3. Consultar item junto a CAP (Requerente) – Encaminhar e-mail cap.rgt@ifsp.edu.br, CAP -Coordenadoria de Manutenção, Almoxarifado e Patrimônio, para verificar a eventual disponibilidade do item no Câmpus;
4. Consultar Ata SRP (4) (Requerente) – Consultar Ata de SRP vigente para verificar disponibilidade do item;
5. Solicitar item (Requerente) – Solicitar item conforme uma das opções abaixo relacionadas, conforme fluxo. Representa a aquisição do item;
   1. Via SUAP: requerente cadastrado, solicita através do SUAP o item de sua necessidade e a CAP realiza o atendimento;
   2. Via CAP: CAP orientará a forma de atendimento do item, conforme a situação;
   3. Via Ata SRP: Atendimento da demanda será realizado conforme fluxo próprio para aquisição através de Ata SRP, a ser informado pela Coordenadoria de Licitações e Contratos (CLC);
6. Preencher ofício (Requerente) – Preencher e assinar ofício inicial(modelo) descrevendo detalhadamente o objeto, justificativa, descrição resumida do objeto e memória de cálculo dos quantitativos de bens requisitados, tais como demonstrativo de consumo dos exercícios anteriores, relatórios do almoxarifado e/ou outros dados objetivos que demonstrem o dimensionamento adequado da aquisição;
   1. Este documento pode ser elaborado também no SUAP, na aba de Documentos Eletrônico;
7. Abrir processo no SUAP (Requerente) – Acessar o SUAP e abrir um processo eletrônico;
8. Anexar ofício (Requerente) – Efetuar o uploaddo ofício elaborado para o processo eletrônico no SUAP;
9. Encaminhar para chefia imediata (Requerente) – Encaminhar o processo via SUAP;
10. Devolver processo (Chefia Imediata) – Encaminhar o processo de volta ao requerente, apenas no caso de indeferimento, com despacho justificando os motivos. Representa o cancelamento do processo;
11. Encaminhar para direção ² (Chefia Imediata) – Deferir por meio de despacho e encaminhar o processo para a direção. ²A direção refere-se àquela hierarquicamente acima da chefia imediata que encaminha o processo;
12. Devolver processo (Direção) – Encaminhar o processo de volta a chefia imediata, apenas no caso de indeferimento, com despacho justificando os motivos. Representa o cancelamento do processo;
13. Encaminhar para o requerente (Direção) – Deferir por meio de despacho e encaminhar o processo para o requerente;
14. Consultar Equipe de Planejamento (Requerente) – Consultar Equipe de Planejamento, conforme portaria estabelecida para cada compra. Há casos onde não se faz necessário Equipe de Planejamento e Estudo Técnico Preliminar (Dispensas de Licitação incisos I, II, III, IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666);
15. Preencher Estudo Técnico Preliminar Digital (Equipe de Planejamento) – Preencher e assinar Estudo Preliminar Digital descrevendo Necessidade da contratação, Requisitos da contratação, Estimativa das quantidades, etc(Conforme IN 40/2020).
    1. Para elaboração do Estudo Técnico Preliminar Digital, atender à IN 40/2020
    2. O Estudo Técnico Preliminar Digital deve ser realizado por Equipe anteriormente designada pelo Diretor Geral
    3. O Estudo Técnico Preliminar Digital é elaborado dentro do Sistema Comprasnet, caso não possua acesso, entrar em contato com a CLC
16. Anexar Estudo Técnico Preliminar Digital (Requerente) – Efetuar o upload do Estudo Técnico Preliminar Digital elaborado para o processo eletrônico no SUAP
17. Elaborar Termo de Referência (Requerente) – Elaborar Termo de Referência, utilizando os modelos da AGU e demais orientações constantes abaixo:
    1. Acessar o site http://www.agu.gov.br/
    2. Clicar no link "Modelos de Convênios, Licitações e Contratos"
    3. Clicar no link "Modelos de Licitações e Contratos"
    4. Clicar no link "Modelos de Licitações e Contratos"
    5. Localizar o modelo do Termo de Referência
    6. Estabelecer a sua demanda considerando produtos/serviços com critérios e práticas de sustentabilidade: maior vida útil e menor custo de manutenção do bem e da obra; características de qualidade, durabilidade e segurança; uso racional de recursos naturais (água, energia, matéria prima etc), destinação de resíduos e logística reversa, reaproveitamento e reciclagem:
       1. Consultar o Guia Nacional de Licitações Sustentáveis da Advocacia-Geral da União como referência principal para elaboração do TR, considerando: Legislação, Principais determinações, Providências a serem tomadas e Precauções;
       2. Consultar o CatMat, selecionando a opção Item Sustentável "sim". Caso não haja item sustentável cadastrado, utilize código com descrição geral e insira as características de sustentabilidade no campo "especificação" do TR;
       Endereços oficiais para pesquisa de preços – CATMAT:
       • Consulta 1 - Website
       • Consulta 2 - Website
       • Consulta 3 - MS Excel
18. Realizar pesquisa de preços (Requerente) –Realizar pesquisa de preços, conforme Instrução Normativa Nº 73, de 5de Agosto de 2020 e demais orientações constantes abaixo. Sugere-se a utilização da plataforma Banco de Preços.
    1. Preencher o cadastro de usuários para uso da ferramenta Banco de Preço, por meio do link Enquete; e
    2. Aguardar retorno com e-mail sobre as orientações para acesso. Consulte o Manual do Banco de Preços para uma melhor utilização da plataforma.
19. Elaborar Mapa Comparativo (Requerente) – Utilizar o modelo Mapa Comparativo
    1. Caso a pesquisa tenha sido realizada integralmente pelo Banco de Preços, não é necessário elaborar o Mapa Comparativo;
20. Elaborar Ofício (Requerente) – Elaborar ofício informando as alterações realizadas no modelo AGU utilizado e informando os parâmetros e metodologia utilizada para obtenção do preço de referência, assim como uma análise crítica dos preços.
21. Encaminhar documentos para CLC (Requerente) – Encaminhar o Ofício Inicial, Estudo Técnico Preliminar Digital, o Termo de Referência, a Pesquisa de Preços e o Mapa Comparativo para o e-mail da CLC por meio do endereço clt.rgt@ifsp.edu.br, para análise;
22. Analisar (CLC) – Verificar possíveis inconsistências e/ou fazer sugestões para adequação dos documentos elaborados;
23. Encaminhar para o requerente (CLC) – Devolver ao requerente, apenas no caso de inconsistências, para que o mesmo possa adequar o processo às normas, procedimentos e legislação;
24. Efetuar correções (Requerente) – Efetuar as correções necessárias para adequar o processo às normas, procedimentos e legislação;
25. Encaminhar para o requerente (CLC) – Devolver ao requerente, para ciência quanto a aprovação da documentação;
26. Encaminhar para DAA (Requerente) – Encaminhar a DAA (Diretoria Adjunta de Administração) para verificar a previsão orçamentária;
27. Verificar recursos (DAA) – Verificar a disponibilidade de recursos para aquisição do(s) item(s);
28. Encaminhar para Requerente (DAA) – Encaminhar ao requerente para que tome ciência e aguarde disponibilidade de recursos;
29. Aguardar recursos (Requerente) – Aguardar disponibilidade orçamentária;
30. Realizar procedimentos para aquisição (CLC) – Elaborar a minuta de edital e providenciar todos os procedimentos subsequentes e necessários para o lançamento da licitação, com envio para análise por parte da Procuradoria Federal junto ao IFSP, e posterior condução e acompanhamento do processo licitatório, que culminará na aquisição do item.

Links Úteis

• LICITAÇÕES E CONTRATOS -LEI Nº 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 -Regulamenta o art. 37, incisoXXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.
• PREGÃO -LEI No 10.520, DE 17 DE JULHO DE 2002 -Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.
• DECRETO Nº 10.024, DE 20 DE SETEMBRO DE 2019 -Regulamenta a licitação, na modalidade pregão, na forma eletrônica, para a aquisição de bens e a contratação de serviços comuns, incluídos os serviços comuns de engenharia, e dispõe sobre o uso da dispensa eletrônica, no âmbito da administração pública federal.
• INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01, DE 19 DE JANEIRO DE 2010 -Dispõe sobre os critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, contratação de serviços ou obras pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional e dá outras providências.
• DECRETO Nº 10.193, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2019 - Estabelece limites e instâncias de governança para a contratação de bens e serviços e para a realização de gastos com diárias e passagens no âmbito do Poder Executivo federal.
• Documento6/6LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 14 DE DEZEMBRO DE 2006 -Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte; altera dispositivos das Leis no 8.212 e 8.213, ambas de 24 de julho de 1991, da Consolidação das Leis do Trabalho -CLT, aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1o de maio de 1943, da Lei no 10.189, de 14 de fevereiro de 2001, da Lei Complementar no 63, de 11 de janeiro de 1990; e revoga as Leis no 9.317, de 5 de dezembro de 1996, e 9.841, de 5 de outubro de 1999.
• INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 10 DE JANEIRO DE 2019 (Atualizada) -Dispõe sobre Plano Anual de Contratações de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação e comunicações no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e sobre o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações.